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Quelles sont les conséquences pour les salariés de la gestion incorrecte du Contrat de travail en DSN ?

Le GIP-MDS rappelle, sur son site, que des erreurs sur le contrat de travail d'un salarié a des conséquences importantes.
Dhatim alerte depuis longtemps sur l'importance du contrôle détaillé des DSNs transmises. Au vu des volumes transmis et de la complexité de la norme, ce contrôle détaillé ne peut être réalisé que par une machine. Conciliator™ DSN apporte la solution et vous permettant de contrôler vos données dans le détail instantanément.


Extrait de la recommandation GIP-MDS

La DSN mensuelle est le vecteur déclaratif permettant de stocker les informations du contrat du salarié et des évènements se produisant au cours de la "vie" de ce contrat.

Sur la base de ces informations, le système d'informations de la DSN va permettre la diffusion de données aux organismes destinataires.

Cette diffusion sous-entend que la qualité des données déclarées et portées en amont dans le message DSN permette la reconstitution des déclarations substituées.

A ce titre, les données dites " identifiantes " en DSN (à savoir : SIRET d'affectation, NIR ou NTT du salarié, numéro et date de début du contrat de travail) constituent les éléments fondamentaux du message permettant de tracer l'évolution du contrat du salarié d'un mois sur l'autre.

De ce fait, chaque modification de ces données dites " identifiantes ", et en particulier du contrat de travail, doivent faire l'objet d'un suivi scrupuleux des règles de gestion des changements via la présence d'un bloc "Changement Contrat" qui permettra de faire le lien entre l'ancienne valeur déclarée et la nouvelle (pour plus d'informations sur les consignes déclaratives des blocs changements, cliquez ici).

Dès lors qu'une donnée identifiante est modifiée sans traçabilité du changement réalisé, la rupture du chainage des informations d'un mois sur l'autre portant sur la donnée génère de multiples impacts.

Aujourd'hui, en Phase 2, pour le salarié, cette rupture du chainage de l'information a deux impacts majeurs :

  • D'une part, compte tenu de l'historique en DSN nécessaire à la reconstitution d'une AED, tout salarié dont la Fin de Contrat de Travail (FCT) interviendrait moins de 12 mois après le changement non déclaré en DSN ne pourrait se voir remettre d'AER. De la même façon, compte tenu de l'historique en DSN nécessaire à la prise en compte des arrêts de travail, un arrêt de travail (Maternité / Maladie / Paternité / Accident du Travail / Maladie Professionnelle / Arrêt de plus de 6 mois / Arrêt longue durée) dans une période de 3 mois (voire 6 ou 12 mois selon les cas) suivant le changement non déclaré en DSN empêcherait la reconstitution d'une déclaration DSIJ et nécessiterait de faire une attestation Cerfa (ancien circuit).
  • D'autre part, pour la DARES, cette rupture génère des apparitions / disparitions de contrats, nuisant ainsi à la reconstitution des Statistiques de Suivi des Mouvements de Main d'Œuvre.

En Phase 3, de nouvelles déclarations substituées nécessiteront également de garantir le chainage des données d'un mois sur l'autre, indispensable pour sécuriser les droits des salariés :

  • Concernant la DGFIP, la substitution des procédures annuelles dont le pré remplissage de la déclaration à l'IRPP nécessitera également un chainage au niveau nominatif et de chaque contrat.
  • Les organismes de retraite de base et complémentaires seront dans l'incapacité, sans garantie de ce chainage des informations relatives au contrat, d'assurer le calcul des points retraite pour les salariés concernés.
  • Enfin, les organismes de santé et de prévoyance complémentaires seront susceptibles, en voyant apparaitre et disparaitre des contrats, de radier à tort des salariés.

Les données identifiantes du contrat opèrent un chaînage technique qui doit être réalisé au niveau du logiciel de paie et est donc " transparent " pour le gestionnaire de paie de l'entreprise. Néanmoins, il convient que les fournisseurs de logiciels de paie apportent toute garantie à leur client sur la bonne gestion des données identifiantes du contrat dans leur logiciel.
Conciliator™ DSN permet aux gestionnaires de paie de s'assurer automatiquement que ce travail est réalisé sans erreur tous les mois.