/ Réflexions

Le contrôle de paie est en train de s'industrialiser et ça change tout !

Nous reprenons ici une interview de Xavier Gaulle, directeur de la BU RH chez Dhatim - éditeur de la solution de contrôle de paie Conciliator™ PAY , par André Perret pour le magazine Personnel de l'ANDRH de juillet/août.


Dans notre approche «engager des réductions de coûts» ou éviter de financer des risques inutiles, le contrôle de la paie est un outil essentiel. 2017 est une année de «disruption »pour cet outil. C'est Xavier Gaulle, directeur chez Dhatim, l'un des spécialistes du domaine, qui nous l'affirme.

Propos recueillis par André Perret, VPGroupeDever @andrperret

La numérisation de la paie change-t-elle la notion de contrôle ?

Le contrôle de paie est en train de se digitaliser réellement et cette digitalisation lui permet d'adopter les bonnes pratiques du métier de contrôle : indépendance de la production et du contrôle, vérification systématique de l'ensemble des éléments pour éviter les régressions ou les dysfonctionnements, fraudes masquées.
La question immédiatement soulevée par un tel propos est que le contrôle réalisé auparavant permettait de fonctionner à peu près convenablement.., ce qui est tout à fait vrai mais ne tient pas compte d'une rupture très importante dans la paie : la déclaration sociale nominative (DSN) qui commence seulement à être réellement utilisée.

L'entreprise ne transmet plus des déclarations qu'elle maîtrise, elle transmet ses données brutes et ce sont les organismes qui les reçoivent qui les interprètent.

Cette nouvelle norme n'est pas un simple changement technique, c'est une transformation radicale des données transmises à l'administration et aux organismes sociaux. L'entreprise ne transmet plus des déclarations qu'elle maîtrise, elle transmet ses données brutes et ce sont les organismes qui les reçoivent qui les interprètent.

Quelles sont les nouvelles donnes ?

Cela change tout, notamment les risques très importants associés :

  • les pénalités prévues dans la loi : 48 € par salarié non en DSN, 16 € pour chaque donnée d'un salarié non déclarée, 32 € pour une donnée inexacte ayant pour effet de minorer les cotisations et 10 € si celle-ci ne minore pas les cotisations.
  • les erreurs sur les données individuelles généreront des redressements URSSAF et pénalités éventuelles (sur trois ans d'historique DSN).
  • les salariés qui se retourneront vers l'entreprise en cas de non remboursement d'arrêt maladie, de droits à la retraite ou chômage erronés, etc.
    Toutes ces conséquences n'apparaissent pas encore car la transmission n'est actuellement que partiellement automatique : les URSSAF travaillent toujours sur les données agrégées, la CPAM fait des corrections à la main des situations, la DADS-U n'a pas été remplacée et les organismes complémentaires prolongent les situations passées pour éviter les perturbations.

La transformation du métier de gestionnaire va vers moins de manipulation et plus d’expertise.

Vous dites qu'il faut s'organiser comme sur une chaîne de production...

Comme pour une chaîne de production, il vaut mieux éviter d'attendre que le client (dans ce cas, les salariés) remonte les problèmes pour mettre en place un contrôle qualité...
Pour réaliser un réel contrôle qualité, les équipes paie doivent effectuer les contrôles classiques de l'industrie (y compris informatique) : automatisation du contrôle et indépendance production/contrôle.
Cela signifie clairement que les entreprises doivent s'équiper d'un outil de contrôle de l'ensemble des données transmises depuis la paie (DSN, bulletin, comptabilité, BDES, bilan social .... ) et que celui-ci ne peut être réalisé par son fournisseur de paie (ou intégrateur pour les grandes entreprises).

Pour quelles raisons ?

Pour deux raisons évidentes : un fournisseur de solution de paie, a-t-il un intérêt à investir dans un outil qui permet à ses clients de lui imposer des corrections à un rythme qu'il ne maîtrise pas et avec des risques de pénalités sur le travail fourni ? La deuxième raison, c'est que la base du contrôle est de ne jamais faire contrôler un logiciel par celui qui l’a écrit ou paramètré : il ne verra jamais les erreurs auxquelles il n'a pas pensé pendant la conception. L'industrie a mis en place depuis longtemps ces pratiques : les équipes et machines qui contrôlent ne sont pas celles qui produisent.

La DSN provoque donc l’industrialisation de la production de paie et c'est une bonne nouvelle pour les entreprises françaises

L'industrialisation amène plein d'avantages : elle réduit significativement le coût de production de la paie en augmentant sa qualité. Elle transforme la paie d'un centre de coût en une mine d'informations de qualité permettant de prendre des décisions è l'aide d'éléments précis (anticipation d'absentéisme, impact de changements sur la sortie de cash etc...).
Elle facilite le recrutement de jeunes gestionnaires de paie en transformant le métier : plus de manipulation de fichiers Excel mais de l'analyse de situation et de l'intelligence de situation complexe.
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Elle permet la mutualisation de connaissances (de type Wikipédia) entre entreprises grâce è la normalisation des données et du vocabulaire et enfin elle offre la possibilité à des start-up innovantes de proposer des services de haute technologie mutualisées (SaaS) et donc à moindre coût à toutes les tailles d'entreprises françaises.

La digitalisation facilite le recrutement de jeunes gestionnaires de paie en transformant le métier : plus de manipulation de fichiers Excel mais de l'analyse de situation et de l'intelligence de situation complexe.

2017 est une année pleine d'opportunité pour les équipes paie

En effet, la transformation du métier de gestionnaire va vers moins de manipulation et plus d'expertise grâce au contrôle automatisé, la valorisation de la donnée de paie comme une donnée de qualité permettant de mettre en place du prédictif réel et l'aide au quotidien des gestionnaires au travers des chatbots d'assistance réglementaire et légale. 2017 est donc bien une année de disruption pour la paie ! •