/ Réflexions

La transformation des Centres de Services Partagés (CSP) de paie est en marche

Les CSPs de paie existent depuis de nombreuses années dans les grandes entreprises, ils ont toujours la cote mais leur efficacité commence a être questionnée et des difficultés de recrutement apparaissent.

En effet, apparus dans les années 80, l'outillage associé n'a pas vraiment évolué : Excel et Word y règnent toujours en maître et les gestionnaires travaillent toujours avec des "états de contrôle".

Comme souvent c'est la technologie qui amène la transformation de la société (pensez aux transformations sociétales amenées par l'apparition de la voiture, du téléphone, d'internet, du smartphone).

Actuellement, c'est l'intelligence artificielle et l'économie collaborative qui sont les technologies qui provoquent les ruptures majeures : Dhatim, avec Conciliator™ PAY, amène ces 2 transformations dans le quotidien des gestionnaires de paie en CSP.

Ces 2 transformations majeures provoquent 2 changements :

  • l'optimisation des CSPs existants grâce à l'intelligence artificielle et au Machine Learning
  • l'apparition de CSP inter-entreprise pour les PMEs qui n'ont que quelques gestionnaires

Je traiterais du 2ème point dans un article ultérieur. Cet article traite du cas de la transformation des CSPs existants.

Pourquoi outiller (plus) les CSPs actuels ?

La question peut se poser : les CSPs ont généralement été créés dans une optique de mutualisation, donc d'outillage commun.
Seulement la mise en place d'un CSP coûte cher, l'outillage commun s'est donc rapidement réduit à 1 SIRH unique et des fichiers Excel et Word disponibles sur des répertoires partagés.
Les fichiers Excel sont des "états de contrôle" avec des chiffres à vérifier, idéalement avec quelques macros pour aider un peu...
Les fichiers Word sont des procédures ou, quand le budget était plus important, un livre blanc de paie qui décrit les règles de paie à suivre et éventuellement le paramétrage à mettre en oeuvre.

Malheureusement, cette démarche est surtout orientée sur l'optimisation informatique du SIRH (1 seul logiciel à maintenir) mais pas sur la qualité de la paie obtenue dans le temps. Le résultat est qu'en sortie de projet (réalisé habituellement avec une société externe), après une recette fastidieuse car non outillée, la paie est conforme sur 1 ou 2 mois au livre blanc de paie (ou à ce qui est dans la tête des experts)...

mais quelques mois après, qui est assuré que la paie respecte toujours les règles définies par l'entreprise ?

Les gestionnaires du CSP ont été formés à utiliser quelques fichiers Excel pour contrôler quelques sommes globales et on espère que les modifications de paramétrage liées aux changements réglementaires n'ont pas trop d'impacts cachés...

Cette approche a des conséquences importantes :

  • la perte de compétences internes au CSP : en étant "taylorisée", la production de la paie a perdu de l'intérêt pour les experts paie. On ne leur demande plus de comprendre les dossiers mais de vérifier des listes de chiffres. Ce n'est pas le métier en lien avec l'humain qu'ils souhaitent faire.
  • la difficulté à recruter : elle est assez liée au point précédent. Quel jeune souhaite comme travail de contrôler des listes Excel ? Passer des heures à faire des "copier/coller" pour essayer de recouvrer la raison d'un écart ? Utiliser des outils qui ont 20 ans de retard par rapport à ceux dont il dispose personnellement sur son smartphone ? Les CSPs perdent des compétences sans arriver à les remplacer (cf : La pénurie des profils Paie)
  • la maitrise impossible de l'ensemble des données : la massification des données et des dossiers créée par la centralisation rend la maitrise de la diversité impossible pour un gestionnaire. Il abandonne rapidement l'idée de réaliser une paie juste... tant que ça passe chaque mois, c'est déjà bien.

Cependant d'autres facteurs externes aux CSPs accélèrent le sentiment d'abandon des gestionnaires de paie :

  • l'actualité législative et administrative trop rapide : la DSN avec ses phases rapprochées mais surtout ses documents explicatifs qui sortent tous les jours, l'impôt à la source, la clarification du bulletin de paie, la loi travail... rien que pour 2017 !
  • un volume de données impossible à contrôler pour un humain : la DSN, en mutualisant les flux de données, a créé un situation inattendue au départ. Le flux transmis contient tellement de données individuelles imbriquées qu'il est devenu impossible pour un gestionnaire de les contrôler dans le détail... alors que c'est bien le détail qui est transmis aux organismes.

La réponse à la question dans le titre est donc claire : il faut digitaliser les CSPs car c'est indispensable !

Avec la DSN phase 3, l'urgence s'est même installée : les conséquences des données erronées transmises depuis 1 an seront importantes lorsqu'elles commenceront à être exploitées par les organismes..
Risque de redressement, perte de confiance des salariés vis à vis de la paie et des données déclarées, contentieux, risques juridiques et financiers... La liste est aussi longue que la liste des organismes qui exploiteront la DSN.

Le quotidien des gestionnaires va être encore plus dur, les départs vont s'accélérer et le remplacement est loin d'être gagné.

Alors que faire et comment ?

Cette question de la digitalisation du contrôle de paie, Dhatim travaille dessus depuis plus de 2 ans.

Outiller le contrôle de paie dans un CSP a toujours été très (trop ?) coûteux car chaque paramétrage de paie est spécifique. Les propositions étaient jusqu'à présent basées sur des outils dédiés : Excel, Access ou des outils de BI (BO, Qlick, ...). Ces logiciels ne sont pas faits pour ça mais surtout nécessitent de réaliser systématiquement un projet coûteux pour les adapter.
Il est impossible de proposer sur cette base des outils de contrôles a un coût raisonnable et maintenus en permanence pour suivre l'actualité.

C'est pourquoi Dhatim à conçu Conciliator™ PAY sur 3 concepts majeurs :

  • la DSN révolutionne le contrôle de paie : la DSN, en normalisant une majeure partie des données de paie, permet d'offrir un service de contrôle mutualisé et non plus dédié aux entreprises françaises. Le coût est alors répartit et devient raisonnable pour chaque entreprise
  • les outils collaboratifs transforme l'expertise : wikipédia a transformé notre vision du savoir. Il ne se trouve plus dans de gros livres réalisés par quelques personnes mais dans des pages mises à jour en permanence avec le savoir de chacun qui, en se cumulant, devient plus important et plus précis que le savoir des quelques experts cumulés. Conciliator™ PAY, en mutualisant les règles de contrôle de paie, réalise exactement la même chose que Wikipédia mais sur un savoir métier. La mutualisation de la connaissance paie de tous nos clients est plus importantes que celle de quelques experts.
  • l'intelligence artificielle développe l'analyse : l'auto apprentissage par les machines permet d'assister les gestionnaires en leur amenant des conseils, des préconisations, des simulations issus de l'analyse des situations passées et des actions réalisées par nos clients... ou même auto-générer un livre blanc de paie !

Grâce à ces 3 concepts, Conciliator™ PAY permet de digitaliser en quelques jours les CSPs, et cela change tout :

  • l'expertise paie augmente dans le CSP sans embaucher de nouveaux experts grâce aux règles mutualisées et à l'intelligence artificielle : des erreurs sont détectées, des optimisations proposées, des conseils fournis par l'assistant personnel.
  • les gestionnaires reviennent à leur vrai métier : comprendre les situations de paie des salariés et s'assurer qu'elles sont conformes aux règles d'entreprises et à la législation. Ils ne manipulent plus de fichiers, n'ont pas besoin d'être des experts Excel pour analyser et comprendre.
  • les responsables de CSP disposent instantanément du niveau de risque de leur paie et de leur déclaration sociale dans un tableau de bord, quelque soit le nombre d'établissements, sociétés, SIRHs différents ou gestionnaires et ils connaissent chaque mois les cas de dérogation au Livre Blanc.

Avec la digitalisation des CSPs, la qualité et la performance augmente ainsi que la satisfaction des gestionnaires de paie. Alors pourquoi s'en priver ?


Conciliator™ PAY contrôle déjà la paie de plus de 500 000 salariés en France répartis en 19 400 établissements de 445 sociétés.