/ Réflexions

Excel devient-il le premier frein à un contrôle efficace ?

L'utilisation d'Excel est devenu une source de risque et de perte de temps dans les entreprises. C'est en tout cas ce que les directeurs financiers de grands groupes sont en train de réaliser :

Je ne veux pas que nos équipes passent leur temps à exporter/importer. Je veux qu'elles puissent appliquer leur expertise
Mark Garrett Directeur Financier d'Adobe.

Stop Using Excel, Finance Chiefs Tell Staffs- Wall Street Journal

C'est la même situation en paie : l'utilisation d'Excel au lieu d'outils spécialisés pour le contrôle ralentit le contrôle et l'affaiblit. Les experts paie, au lieu d'exercer leur expertise font des "copier-coller" et des "recherche V" sur des données pas forcément à jour ou modifiées...

Petit à petit, les gestionnaires de paie sont devenus des spécialistes Excel : ils passent leur temps dessus, cherchent à réaliser des choses pour lesquelles Excel n'est pas fait (par exemple synchroniser des périodes dans le temps), apprennent à utiliser des fonctions complexes en y passant énormément de temps, font des copier-coller, des "enregistrer sous", des tonnes de versions... alors que ce n'est pas leur métier, ni leur vocation !

Les gestionnaires de paie dans les entreprises sont indispensables pour être des experts de la paie et de sa subtilité, pour comprendre les situations humaines qui se cachent derrière les chiffres, pour sécuriser à long terme l'entreprise (cf Gestionnaire de paie, un métier de rêve ?), pas pour perdre du temps avec Excel.

Pour que les gestionnaires puissent faire leur métier, il faut leur donner des outils qui sont faits pour leur métier et qui tiennent compte de la logique fonctionnelle de celui-ci !

Contrôler de la paie / DSN avec Excel n'a pas de sens :

  • les liens entre données ne sont pas assurés
  • les périodes de rattachement non prises en compte
  • la gestion du rappel ignoré
  • la cohérence entre les 400 champs de la DSN et les centaines de rubriques de paie passée sous silence
  • ...

sans parler du fait qu'extraire les données à contrôler, les formater, enregistrer le fichier au bon endroit, faire marcher la macro qui une fois sur 2 ne fonctionne pas... prend en moyenne 1 bonne journée à chaque gestionnaire de paie, journée pendant laquelle il n'a pas pû vérifier la paie et les déclarations sociales.

stop-using-excel

C'est pour cela que les directeur financier se tournent vers des solutions dédiées au contrôle financier et que nous avons créé Conciliator™ PAY, solution dédiée au contrôle de paie.

Avec Conciliator™ PAY, les gestionnaires disposent automatiquement à chaque paie des anomalies détectées sur la paie et entre la paie et la DSN. Ils réalisent alors leur vrai travail : comprendre les anomalies détectées en paie et les corriger avant la paie définitive... pour effectuer la paie la plus juste possible qui coûte beaucoup moins cher sur le long terme à l'entreprise que de faire des rappels des mois ou des années après et de longues communications pour expliquer la situation à ses salariés.