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Comment déclarer un stagiaire en DSN ?

Le sujet n'est pas aussi simple qu'on peut l'imaginer. Vous trouverez ci-dessous les recommandations du GIP-MDS.
Evidemment, Conciliator™ PAY intègre le contrôle de ces données ce qui vous permet de savoir instantanément si votre DSN est conforme aux attentes des organismes.

**Attention : cette recommandation ne s'applique qu'aux stagiaires en milieu professionnel (du Régime général et du Régime agricole) et non les stagiaires de la formation professionnelle continue.

Bloc « Contrat (contrat, convention, mandat) - S21.G00.40 »

  • La rubrique « Statut du salarié (conventionnel) - S21.G00.40.002 » doit être valorisée avec le code correspondant à la catégorie socioprofessionnelle dont relève le stagiaire.
  • La rubrique « Code statut catégoriel Retraite Complémentaire obligatoire - S21.G00.40.003 » doit être valorisée avec la valeur suivante : « 99 - pas de retraite complémentaire »
  • La rubrique « Nature du contrat de travail - S21.G00.40.007 » doit prendre la valeur " 29 - Convention de stage (hors formation professionnelle)".

Bloc « Rémunération - S21.G00.51 »

  • La rubrique « Type - S21.G00.51.011 » portant la valeur « 001 - Rémunération brute non plafonnée » doit être valorisée du montant de la rémunération brute versée au stagiaire à titre de gratification de stage, sans déduction de la franchise
  • La rubrique « Type S21.G00.51.011 » portant la valeur « 002 - Salaire brut soumis à contributions d'Assurance chômage » doit être valorisée à « 0.00 »
  • La rubrique « Type S21.G00.51.011 » portant la valeur « 003 - Salaire rétabli - reconstitué » doit être renseignée du seul montant de la rémunération brute excédant la franchise de cotisation. Le salaire est rétabli sur la base de la rémunération brute soumise à cotisations. La franchise, non soumise à cotisations, ne doit donc pas être prise en compte.
  • La rubrique « Type S21.G00.51.011 » portant la valeur «010 - Salaire de base » du montant de la gratification versée au stagiaire (sans déduction de la franchise)

Bloc « Prime, gratification et indemnité S21.G00.52 »

  • La valeur « 037 - Gratification de stage » portée par la rubrique « Type S21.G00.52.001 » au sein du bloc « Prime, gratification et indemnité S21.G00.52 » est présente dans la version 3.6 du Cahier technique de la phase 3 mais absente de la version 2017.1. Cette valeur n'est pas à renseigner pour la phase 3, quelle que soit la version du Cahier technique concernée

Bloc « Fin du contrat - S21.G00.62 »

  • Dans le cas d'un stagiaire, il convient de ne pas envoyer de signalement "Fin de contrat". Seule la DSN mensuelle sera attendue.
  • La rubrique « Date de fin du contrat - S21.G00.62.001 » doit être renseignée uniquement dans la DSN mensuelle avec la date de fin de la convention de stage
  • La rubrique « Motif de la rupture du contrat S21.G00.62.002 » doit être valorisée uniquement dans la DSN mensuelle avec le motif « 999 - fin de relation avec l'employeur (autres que contrat de travail, convention ou mandat) ».

Bloc « Retraite complémentaire S21.G00.71 »

  • La rubrique « Code régime Retraite Complémentaire S21.G00.71.002 » doit être renseignée avec la valeur « 90000 - pas de régime complémentaire » car les stagiaires sous convention de stage (qui ne disposent de contrat de travail) ne sont pas reconnus par les institutions de retraite complémentaire

Blocs « Base Assujettie - S21.G00.78 »

La valorisation du bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » est conditionnée par le montant de la gratification attribuée au stagiaire :

  • Si la gratification est inférieure ou égale au seuil de franchise de cotisation, il convient de ne pas déclarer de bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » ou à défaut, de renseigner un montant de base assujettie « 03 - Assiette brute déplafonnée » à zéro ;
  • Si la gratification est supérieure au seuil de franchise de cotisation, il faut alors valoriser les montants des bases assujetties de type « 02 - Assiette brute plafonnée », « 03 - Assiette brute déplafonnée », « 04 - Assiette de la contribution sociale généralisée ».

Bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 »

Exonération de cotisations applicable à la gratification de stage

  • En bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 », il convient de renseigner en rubrique « Code de cotisation S21.G00.81.001 » le code « 022 - Exonération de cotisations applicable à une gratification de stage » et de valoriser en rubrique « Montant d'assiette S21.G00.81.003 » la valeur de la gratification plafonnée au seuil d'exonération.

Si l'employeur est redevable de cotisations auprès de l'Urssaf

Pour la partie de la gratification excédant le seuil d'exonération, déclarer un bloc « Cotisation agrégée - S21.G00.23 » pour notamment chacun des codes types de personnel (table des CTP URSSAF) suivants :

  • CTP 100
  • CTP 260
  • CTP 900
  • CTP 901

Pour plus de précisions, se référer au « Guide Acoss : comment déclarer et régulariser les cotisations Urssaf en DSN ».

Si l'employeur est redevable de cotisations auprès de la MSA

Pour la partie de la gratification excédant le seuil d'exonération, déclarer un bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » pour chacun des codes de cotisation suivants :

  • 045 - Cotisation Accident du travail
  • 074 - Cotisation Allocation familiale - taux normal
  • 075 - Cotisation Assurance Maladie
  • 076 - Cotisation Assurance Vieillesse
  • 049 - Cotisation Allocation de logement (FNAL)
  • 068 - Contribution solidarité autonomie
  • 073 - CSG/CRDS sur participation intéressement épargne salariale

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